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Apesar de não possuir fins lucrativos, um condomínio costuma apresentar características muito semelhantes a uma empresa. Sobretudo em relação à administração e ao gerenciamento de equipes. Outra questão em comum e que merece ainda mais atenção dos síndicos é o tratamento de dados pessoais. Sobretudo para atuar de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018). Afinal, todo condomínio acaba reunindo informações de condôminos, visitantes e funcionários. Ainda mais aqueles que possuem algum controle de entradas e saídas e sistemas de segurança.
Dessa forma, as portarias tornaram-se um dos locais mais sensíveis em relação à LGPD. Pois a maioria delas armazena uma série de registros em suas atividades do dia a dia. Como, por exemplo, nomes, CPFs, RGs, fotografias e até biometria ou reconhecimento facial. Logo, regulamentar e garantir transparência no tratamento dos dados pessoais de todos os envolvidos é fundamental. Então, para evitar problemas e penalidades, é necessário reformular diversos documentos internos. Como contratos de trabalho e prestação de serviços, autorizações e políticas internas que envolvam a captação de dados. Tanto dos proprietários quanto de seus familiares e visitantes.
A LGPD vai além das fronteiras do condomínio
Mais do que fazer a sua parte, é primordial verificar se as empresas contratadas também estão engajadas à LGPD. Ou seja: se elas possuem políticas de privacidade e regras de confidencialidade de acordo com a lei. Uma vez que todos esses prestadores de serviço atuam com acesso aos dados captados pelo condomínio. Nesse sentido, desde novembro de 2019 a Protector já tem atuado na verificação e na implementação das adequações necessárias. Não apenas em relação às formas de coleta e tratamento de dados pessoais. Mas também à exclusão de informações obtidas por meio de todos os registros de portarias físicas e virtuais.
Ao mesmo tempo, prestamos orientações e apoio jurídico para instruir e auxiliar os síndicos, sem custos extras para os clientes. Além disso, a seguir, trazemos sete dicas sobre o que você precisa saber para agir dentro das regulamentações da LGPD.
1. Conheça a LGPD e avalie o fluxo de dados do condomínio
Em primeiro lugar, é importante obter uma noção básica sobre os principais pontos destacados pela Lei nº 13.709/2018. Em síntese, ela está vigor desde setembro de 2020 e se propõe a regulamentar e a garantir transparência no tratamento dos dados pessoais de todos os brasileiros. Para isso, estipula uma série de obrigações sobre a coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento destes registros feitos online ou offline. Tanto para pessoa jurídica quanto natural.
Logo, condomínios precisam estar atentos ao tratamento e à segurança dos dados pessoais coletados e compartilhados com terceiros. Como, por exemplo, administradoras, contadores, empresas de segurança e monitoramento, entre outros. Afinal, esse cuidado tem como principal objetivo evitar eventual responsabilidade pelo vazamento ou mau uso das informações.
Então, o primeiro passo é entender o fluxo dos dados coletados e tratados pelo condomínio. Tanto de condôminos quanto de visitantes e colaboradores. Em seguida, estabeleça a finalidade do tratamento de cada um desses dados e avalie se a coleta não é excessiva. Além disso, entenda quem de fato precisa ter acesso aos dados e limite a informação ao menor número de pessoas possível. Ao mesmo tempo, analise e aprimore a segurança do armazenamento de dados. Por fim, defina um prazo adequado para o descarte seguro das informações.
Diante desses pequenos pontos já é possível implementar medidas simples para reduzir riscos e garantir a conformidade com a lei. Principalmente ao restringir a coleta e o acesso aos dados e criar termos de consentimento.
2. Mantenha a atenção ao uso de biometria e reconhecimento facial
Além dos dados pessoais gerais, a LGPD instituiu uma categoria de dados específica: a de dados pessoais sensíveis. Ou seja, aqueles relacionados à origem racial ou étnica, dado genético ou biométrico, convicção religiosa, opinião política, entre outros. Assim, se o seu condomínio utiliza sistemas de biometria, consequentemente precisa coletar e tratar dados sensíveis. Logo, a questão aumenta a necessidade de se adotar medidas específicas, tanto jurídicas quanto de segurança no armazenamento dos dados.
Além da impressão digital, alguns dados biométricos também envolvem mecanismos de reconhecimento facial. Logo, é recomendável que o seu condomínio utilize o preenchimento de termos de consentimento que esclareçam a finalidade da coleta.
3. Capacite os profissionais de portaria para responder perguntas
Uma das medidas mais seguras e importantes da LGPD é o termo de consentimento do titular. Ou seja, a permissão concedida pela própria pessoa para que a sua informação seja coletada e tratada. Afinal, com ela é possível obter a base legal para atuar corretamente e evitar sofrer penalidades. Por isso é de grande relevância que os condomínios utilizem um modelo de documento que seja claro e conciso. Aliás, o Termo de Consentimento para Tratamento de Dados deve ser uma manifestação livre, informada, inequívoca e aceita espontaneamente. Ou seja: caixas pré-habilitadas ou textos de difícil compreensão não são permitidos.
Além disso, o titular deve ser informado do tratamento e da sua finalidade antes da coleta de dados. Então, é fundamental que os profissionais que respondem pela portaria recebam o treinamento adequado. Sobretudo porque precisam estar preparados para responder questões como quais informações pessoais são coletadas e por quanto tempo serão armazenadas. Bem como sobre a maneira que esses dados são tratados e protegidos.
4. Aumente o cuidado com a segurança nos condomínios
Controlar entradas e saídas dos condomínios residenciais e comerciais está entre as principais formas de garantir a segurança de todos. Afinal, confirmar a identificação de visitantes e profissionais terceirizados antes de permitir seu acesso ajuda a evitar riscos e golpes. Para isso, no entanto, se faz necessário realizar a coleta de uma série de dados pessoais. Como, por exemplo, nome completo, RG, CPF ou CNH. Às vezes, dependendo dos sistemas que são utilizados, o processo envolve ainda a captura de dados sensíveis. Como uma foto, biometria ou reconhecimento facial.
Certamente, dispensar esse controle não é a melhor decisão que um síndico pode tomar. Em vez disso, o ideal é contar com políticas internas de privacidade e regras de confidencialidade conforme a lei. Assim como garantir que empresas terceirizadas que tenham acesso a esses dados também atuem baseadas nas diretrizes estabelecidas pela LGPD.
5. Evite sansões administrativas e multas pesadas
Assim como em todas as leis, há penalidades para quem não cumprir as diretrizes da LGPD. Aliás, desde agosto de 2021, o descumprimento das regras passou a gerar sanções administrativas aos condomínios. Além disso, em caso de vazamento, a multa pode ser de milhões de reais. Também há risco de bloqueio e eliminação de dados pessoais. Assim como a suspensão total ou parcial da atividade de tratamento ou do funcionamento de banco de dados. Logo, é importante ficar atento para que uma falha não comprometa a segurança e o bom funcionamento do condomínio. Nem mesmo possa afetar o orçamento que, por si só, já costuma apresentar inúmeros desafios aos síndicos.
6. Observe que atenção e automatização de processos fazem a diferença no dia a dia
Cada vez mais a tecnologia tem sido empregada para facilitar e otimizar processos, inclusive em relação à segurança. Nesse sentido, a Protector conta com um software próprio para gerenciar os acessos de entrada e saída das portarias. Inclusive, desde 2019 ele foi devidamente atualizado com as questões necessárias para garantir a segurança dos dados dos usuários. Dessa forma, é ideal para trazer ainda mais tranquilidade para os síndicos que o utilizam. Principalmente porque nada disso gerou custos extras, já que o software é disponibilizado de maneira gratuita a todos os condomínios. Com isso, nossos clientes têm uma preocupação a menos e a certeza de que os dados pessoais coletados pelo condomínio também estão seguros.
7. Conte com apoio especializado para proteger dados pessoais
Sempre que precisar, conte com a orientação e o apoio jurídico disponibilizado pela Protector. Uma vez que nosso compromisso é atuar não apenas na proteção de nossos clientes e colaboradores. Mas também garantir a privacidade e segurança de seus dados pessoais. Afinal, para além de cumprir normas legais, acreditamos que essas informações devem ser tratadas com o máximo de zelo, respeito e transparência. Aliás, esses são apenas alguns dos procedimentos e práticas que têm sido adotados por nossa empresa. Tanto em atenção à LGPD quanto diante das evoluções trazidas pela transformação digital.
Para saber mais, entre em contato com a gente e agende uma visita!
